Como você já sabe, o aspecto financeiro é fundamental para a sobrevivência de qualquer negócio, por isso uma das melhores formas de evitar qualquer surpresa nas finanças da sua empresa é através da conciliação bancária.
Porém, muitos empreendedores não dão a atenção necessária a esta atividade e acabam desconsiderando valores que acreditam ser muito baixos, como tarifas bancárias.
Só que para ter certeza se o saldo que você imagina ter na sua conta realmente está lá, será necessário realizar frequentemente a conciliação bancária.
Se você tem um coworking ou oferece serviços de cobranças recorrentes, o controle de todo o dinheiro que entra ou sai da sua empresa precisa ser ainda mais minucioso.
Garantir um fluxo de caixa eficiente é essencial para que você consiga honrar com suas despesas, além de te ajudar a planejar futuros investimentos no seu negócio.
Além disso, segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), 25% das empresas Brasileiras fecham por falta de planejamento.
Por isso, realizar a conciliação bancária é uma tarefa que exige muita atenção, principalmente quando você não tem um setor financeiro muito bem estruturado.
Mas afinal…
O que é Conciliação Bancária?
A conciliação bancária é a comparação entre os extratos bancários e o controle financeiro interno da sua empresa.
Dessa forma, será possível verificar se os valores de entradas e saídas estão de acordo com o que consta no extrato da sua conta bancária.
Caso estes valores não estejam compatíveis, será necessário entender o que ocorreu e ajustar para que não haja prejuízos para o seu negócio.
Para que fique mais claro o que é conciliação bancária, imagine a seguinte situação:
Por exemplo, digamos que você tem um Coworking…
Suponha que em um dia você realizou R$2.000,00 (dois mil reais) em vendas por cartão de crédito com o aluguel de salas privativas e R$1.000,00 (mil reais) em vendas no dia seguinte.
Tais valores foram anotados em documento de controle interno.
E se um desses valores estiver registrado incorretamente?
Neste caso, será necessário verificar os dados atentamente e corrigí-los.
Para isso, você precisará emitir um extrato bancário e comparar todas as entradas com o que consta em sua planilha.
Este processo de comparação e ajuste é o que chamamos de conciliação bancária!
Lembrando que o mesmo vale para outras formas de pagamento, como boleto e cartão de débito, e para valores que saíram, por exemplo, contas em débito automático, prestações, empréstimos, etc.
Agora que você já sabe o que é a conciliação bancária, é hora de entender um pouco mais sobre a importância dessa ferramenta para o futuro do seu negócio.
Para que serve a Conciliação Bancária?
A conciliação bancária serve para verificar se há alguma inconsistência nos dados do seu controle financeiro, confirmando se o seu saldo no banco é o mesmo informado no seu registro interno.
Do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é fundamental para que você tenha total controle da situação financeira do seu negócio, mas não é só isso.
Confira!
Detectar fraudes internas
Um bom exemplo são as situações onde são realizados depósitos em dinheiro com valores inferiores ao real, transferências sem o valor de multa por atraso, ou cheques que não são compensados ou depositados em sua conta.
Administrar Inadimplência
Com o controle rigoroso dos recebimentos é possível acompanhar de perto os clientes inadimplentes e criar estratégias para ter cobranças mais efetivas. Sem a conciliação sua empresa não saberá da condição do(s) inadimplente(s) e continuará disponibilizando o produto ou serviço ao cliente, mesmo devedor.
Maior clareza das movimentações financeiras
Através da conciliação bancária você conseguirá saber quanto, exatamente, seu negócio está movimentando financeiramente.
Desta forma será possível saber se a sua empresa está no vermelho ou não.
Saldos bancários confiáveis
Saber, com exatidão, de quanto você dispõe em caixa contribuirá para tomadas de decisões importantes.
Ter um saldo bancário confiável permitirá que você decida se pode investir na aquisição de cadeiras mais confortáveis ou se precisa pensar em estratégias para enxugar custos, por exemplo.
Otimizar o planejamento orçamentário
Planejar receitas, despesas, custos e investimentos possibilitará que você faça previsões mais realistas para sua empresa.
Por isso, saber quanto você tem em caixa também te ajudará a cumprir o que foi definido no seu planejamento.
Fluxo de Caixa mais previsível
Melhorar a previsão do fluxo de caixa resultará em uma visão de futuro que servirá como norte para que você possa estruturar a empresa de forma que consiga alcançar suas metas.
Fez sentido para você?
Bom, se você chegou até aqui, é provavel que agora você queira saber o que você precisa fazer para realizar uma conciliação bancária.
Por isso, no próximo tópico, fizemos um passo a passo de como realizar a conciliação em sua empresa.
Como fazer uma conciliação bancária
O processo é bem simples e envolve quatro passos que você pode esquematizar para estabelecer um processo interno claro:
1. Estabeleça uma rotina financeira para realizar a conciliação bancária
Estabeleça uma rotina financeira, defina os responsáveis e quais são as atividades diárias e prioritárias. Deixar a gestão financeira de lado pode levar a perdas de investimento ou reduzir chances de expansão por não apresentar a real disponibilidade financeira.
Para uma conciliação efetiva é imprescindível acompanhar diariamente as operações bancárias da(s) sua(s) conta(s), pois se deixar para depois é provável que leve mais tempo para identificar a origem dos recebimentos e pagamentos. Estabelecer esse processo ajuda a resolver problemas de informação.
2. Acesso e monitoramento das movimentações nos extratos
Você deve monitorar todos as entradas e saídas da empresa, incluindo o recebimentos de clientes, as taxas bancárias, contas fixas, multas, os impostos de transações bancárias, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras); pagamento de salários, vale-transporte, aluguel e etc.
3. Comparação das contas internas com os registros bancários
O terceiro passo é analisar a compatibilidade das informações, através de comprovantes, notas e demais documentos internos, como contas a pagar e contas a receber. De posse da informação, confira se os detalhes do lançamento estão corretos, verificando cuidadosamente valores, datas e saldos de cada um dos registros.
Muita atenção ao realizar vendas no cartão de crédito, pois se você fizer uma venda no hoje, por exemplo, essa entrada deve aparecer no registro daqui a 30 dias, (a menos que haja antecipação) quando o valor será realmente creditado à empresa.
4. Análise e correção de informações não previstas na conciliação bancária
Por último, ao notar qualquer divergência, corrija brevemente. Essa ação é muito importante para identificar o motivo do erro e evitar que se repita. Em caso de cobrança indevida, entre em contato com a instituição financeira e solicite a compensação dos valores indevidos.
Lembre-se de sempre armazenar os documentos que originaram as transações financeiras como notas fiscais, faturas, comprovantes de pagamentos e extratos bancários para segurança financeira e contábil do seu negócio.
Conclusão
Apesar de ser um processo simples, a conciliação bancária é uma atividade que exige tempo e está sujeita a erros que podem comprometer todo o planejamento financeiro de uma empresa, quando feito manualmente.
Portanto, para evitar estes erros, você poderá contar com softwares de gestão integrados, também conhecidos como ERP.
O Conexa dispõe de uma funcionalidade desenvolvida para facilitar este processo em seu Coworking, automatizando e tornando suas conciliações bancárias muito mais precisas.
Clique aqui e confira como a Conciliação Bancária no Conexa ajudará a otimizar o financeiro do seu espaço, evitando sobrecarga de trabalho.
Quer saber mais sobre como o Conexa pode facilitar a gestão do seu Coworking?
Acesse www.conexa.app e confira todos os benefícios de utilizar nosso software em seu espaço. Qualquer dúvida, basta entrar em contato com a nossa equipe através do chat ou do e-mail comercia@conexa.app.
