A inadimplência é um risco eminente para qualquer negócio, principalmente em um cenário de incertezas como o que estamos vivendo. Uma das ferramentas mais eficientes para minimizar esse risco é a régua de cobrança.
A régua de cobrança automática permite monitorar a evolução dos pagamentos, visualizar a receita futura e manter sob controle o financeiro da sua empresa. De maneira simplificada, a régua gerencia o envio de mensagens, como alertas, em dias específicos para lembrar da mensalidade dias antes, na data (para que o cliente não se esqueça de efetuar o pagamento) e após o vencimento.
Possibilita ainda que, para cada cliente, de acordo com o histórico de adimplência, sejam aplicados critérios diferenciados considerando a gravidade dos casos analisados.
Configurando sua Régua de Cobrança
Antes de configurar a régua de cobrança é importante que você tenha claro qual estratégia você adotará:
- Seus clientes abrem e-mails? Como vocês costumam se comunicar?
- Quais são as modalidades de pagamentos?
- Enviará lembretes anteriores ao vencimento da fatura? Em quais dias?
- E no dia do vencimento?
- Enviará um agradecimento pelo pagamento?
- Se mesmo assim o pagamento não for efetuado? Será feito uma ligação? Será suspenso o serviço? A fatura será protestada?
Os principais meios utilizados são telefone, SMS e email e podem, inclusive, serem usados de forma conjunta. O SMS pode reforçar o que foi dito por e-mail ao enviar a linha digitável do boleto, por exemplo. Já com outros clientes pode ser mais efetivo a ligação telefônica ou simplesmente as mensagens por email.
Com a estratégia bem definida, é possível utilizar com sabedoria a ferramenta, pois mensagens em excesso podem levar à insatisfação e até uma denúncia do cliente ao Programa de Proteção e Defesa do Consumidor (PROCON).
Régua de Cobrança para cada de meio pagamento
A comunicação e a seleção das datas devem ser estratégicas para cada forma de pagamento. Uma régua efetiva é pensada para prevenir que clientes se tornem inadimplentes e reforça para os que já são, que eles devem arcar com o serviço contratado.
A modalidade de pagamento via boleto bancário depende exclusivamente da iniciativa do cliente e por isso exige um acompanhamento maior. A régua serve tanto para lembrar de pagamentos que estão próximos, quanto para avisar sobre atrasos, suspensões ou cancelamentos por inadimplência.
Cobranças por cartão de crédito podem apresentar alguma falha no pagamento ou problemas no limite do cliente e é indispensável o monitoramento, pois caso esses problemas persistam é possível solicitar a atualização ou a troca para outro meio de pagamento.
A comunicação dos clientes que escolhem a modalidade de Depósito/Transferência é similar a do boleto bancário, mas é recomendado deixar tudo muito claro nas regras de adesão inicial que serão cobrados juros e multas nas faturas do mês seguinte ao atraso.
Essa forma de pagamento dificulta o recebimento dos juros e multas com o principal. O cliente pode inserir o valor do pagamento, mas não incluir essas tarifas. Caso o devedor não respeite os juros proporcionais cobrados na dívida, a empresa pode cobrar o valor faltante no próximo pagamento, até que o valor total seja quitado.
Automatize seu processo de cobrança
A implementação de um sistema eficiente de cobrança garante mais agilidade, potencializa as possibilidades de acertos e otimiza o setor financeiro, que pode entrar em contato com os clientes de maneira rápida e padronizada.
É possível criar uma régua de cobrança totalmente automatizada, disparando os alertas aos seus clientes nas datas que você quiser, evitando o atraso dos pagamentos por esquecimento e reduzindo a inadimplência dos seus clientes. Desta forma, basta programar as mensagens e datas previamente e acompanhar os resultados diariamente.
Assim, você não precisa perder tempo se preocupando em atualizar boletos e enviar alertas de cobranças e faturas manualmente para cada cliente. A comunicação será mais profissional e com instruções claras de como proceder para quitar os débitos para não sofrer maiores penalizações.
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