O sonho de qualquer empresa, certamente, é que toda sua carteira de clientes efetue o pagamento até o dia do vencimento. Porém, isso nem sempre acontece. Aí, pode ser hora da carta de cobrança amigável entrar em cena!
Através do documento é possível reduzir a inadimplência, lembrando o cliente sobre a dívida e oferecendo a ele a oportunidade de negociação, a fim de regularizar a situação.
No entanto, é importante saber como e quando a carta deve ser usada para evitar desgastes, que podem ser irreversíveis, com o contratante. Além, é claro, de acabar perdendo de vez o valor em aberto.
Por isso, confira neste post todos os detalhes sobre o assunto e aprenda, na prática, a elaborar uma carta de cobrança!
O que é uma Carta de Cobrança Amigável?
Em resumo, a carta de cobrança amigável é um documento enviado pela empresa para o cliente que está em atraso com algum pagamento.
Seu objetivo é comunicar de maneira mais formal e direta sobre a dívida e lembrar o cliente quanto à pendência, demonstrando preocupação e buscando uma solução amigável para regularizar a situação.
De tal modo, a cobrança deve ser escrita de forma clara e cordial, evitando qualquer tom ameaçador, ofensivo ou constrangedor. É fundamental que o cliente se sinta acolhido e perceba que a empresa está disposta a ajudá-lo.
Quando a Carta de Cobrança Amigável pode ser usada?
Bem como foi dito, a carta de cobrança amigável é empregada quando o cliente apresenta algum pagamento em aberto e a empresa deseja lembrá-lo da dívida de maneira formal, mas amistosa e tranquila.
Assim, o envio é feito após um período razoável de atraso, para que o cliente não sinta qualquer tipo de constrangimento ou pressão.
Além disso, é importante que a empresa tenha tentado entrar em contato anteriormente, por meio de telefone, e-mail ou mensagem, verificando se houve algum problema, como o não recebimento do boleto, por exemplo.
Também é necessário considerar que pode ter ocorrido alguma falha do setor financeiro ao dar baixa nos pagamentos. Ou seja, caso o pagamento tenha sido efetuado e o empreendimento não tenha identificado, o cliente não tem culpa.
Mais um motivo para abordá-lo com muito respeito!
Tenha sempre em mente, portanto, que a carta de cobrança é um meio de comunicação formal e, por isso, deve ser utilizada com parcimônia e bom senso.
O intuito é enviá-la antes de tomar medidas mais drásticas, como enviar uma carta de cobrança judicial, protestar em cartório ou incluir o nome do cliente (caso o contratante seja Pessoa Física) em órgãos de proteção ao crédito, como o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).
Como elaborar uma Carta de Cobrança Amigável eficiente?
Se você já analisou e fez tudo o que precisava — como a tentativa de contato informal — e não obteve resultado, realmente pode ser hora de enviar a carta de cobrança amigável.
Confira o passo a passo de como elaborá-la:
1. Identifique a empresa
Ao começar a elaborar a carta de cobrança amigável, a primeira coisa que deve ser feita é identificar a empresa e o cliente.
Logo, é primordial informar o nome da empresa, o CNPJ, o endereço e o telefone de contato de ambos.
2. Apresente o valor da dívida
Na sequência, você deve apresentar o valor da dívida em aberto, a data do vencimento e o período de atraso.
Além disso, é importante informar se há algum tipo de multa ou juros que foram aplicados sobre a dívida em aberto.
3. Demonstre interesse em ajudar
Durante todo o documento, você deve demonstrar preocupação com o cliente e interesse em ajudá-lo a regularizar a situação.
Isso pode ser feito oferecendo opções de pagamento, como parcelamento da dívida ou desconto à vista.
4. Informe o prazo para regularização
Também é indispensável estabelecer um prazo para que o cliente quite a dívida.
Porém, o limite deve ser razoável e permitir que o contratante organize suas finanças para fazer o pagamento.
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5. Seja cordial e amigável
Por último, mas não menos importante, é o tom de voz que deve ser usado ao escrever a carta. Garanta a cordialidade e respeito, evitando passar uma impressão ofensiva ou ameaçadora.
Por exemplo, ao invés de usar a palavra dívida, prefira valor em aberto.
Afinal, o cliente deve se sentir compreendido e acolhido, enquanto entende que a empresa está disposta a colaborar.
Confira um modelo de Carta de Cobrança Amigável
Para ter certeza que entendeu como o documento deve ser elaborado, o mais recomendado é conferir alguns modelos de carta de cobrança amigável.
Então, veja uma opção que pode ser adaptada às necessidades do seu negócio:
Modelo de Carta de Cobrança Amigável
[Nome da Empresa]
[Endereço]
[Telefone]
[Cidade e Estado]
[Data]
[Nome do Cliente]
[Endereço]
[Cidade e Estado]
Prezado(a) [Cliente],
A [Empresa] gostaria de lembrar que existe um valor em aberto no nome de sua empresa (ou em seu nome, quando for pessoa física), referente a [descrição da dívida], no valor de [valor] e encontra-se em atraso desde [data de vencimento].
Sabemos que imprevistos podem acontecer, mas gostaríamos de ajudá-lo(a) a regularizar essa situação. Para facilitar o pagamento, oferecemos as seguintes opções:
[Opções de pagamento, como parcelamento da dívida ou desconto para pagamento à vista]
Pedimos que entre em contato conosco até [data limite], para que possamos chegar a um acordo e quitar a pendência.
Agradecemos a sua atenção e reforçamos o nosso compromisso em atendê-lo(a) da melhor forma possível.
Atenciosamente,
[Empresa]
Quais as vantagens de usar a Carta de Cobrança Amigável?
Através da carta de cobrança amigável, muitas vantagens podem ser obtidas. Acompanhe as principais:
Preserva a relação com o cliente
Ao enviar uma carta de cobrança amigável, a empresa mostra que se preocupa com o cliente e está disposta a ajudá-lo a resolver o caso da melhor maneira possível.
Consequentemente, um bom relacionamento pode ser mantido entre as partes envolvidas, permitindo, inclusive, que o cliente volte a fazer negócio com a marca no futuro.
Reduz a inadimplência
Outro ponto muito positivo ao usar o documento é a redução da inadimplência que pode ser observada. Isso porque, a carta é uma forma de lembrar o cliente da dívida em aberto e oferecer opções para que ele possa realizar o pagamento.
Assim, é possível recuperar os valores em atraso e preservar a saúde financeira do empreendimento.
Evita medidas drásticas
Por fim, a carta de cobrança amigável dá ao cliente a oportunidade de quitar sua pendência antes que medidas mais drásticas sejam adotadas, tal como citamos anteriormente.
De tal maneira, muito desgaste pode ser evitado, tanto para a empresa quanto para o cliente.
Use a Carta de Cobrança Amigável do jeito certo!
Se você chegou até aqui, já entendeu que a carta de cobrança pode ajudar seu negócio de muitas formas, não é mesmo?
Entretanto, o melhor caminho é aquele que reduz as chances de você ter que chegar a usar essa solução.
Por exemplo, com um bom software de cobrança recorrente, você ajuda seus clientes a não se esquecerem de pagar os boletos, que são emitidos e enviados automaticamente no período correto.
Além disso, os avisos de cobrança podem ser automatizados e programados para antes, durante e após o vencimento do boleto.
Então, conheça o Conexa Recorrência, um software de cobrança recorrente com todas as ferramentas que você precisa.
