Usar um sistema de gestão financeira, classificar despesas e estabelecer metas de redução são boas formas de melhorar a gestão de custos para contadores. Essa estratégia é essencial para o sucesso financeiro de qualquer empresa.
Os contadores desempenham um papel vital na saúde financeira das empresas que atendem, mas frequentemente negligenciam a gestão de custos em seu próprio negócio.
A preocupação com os resultados e o controle de custos é algo que ganhou força desde a pandemia, e se mantém até hoje como forma de otimizar cada vez mais a eficiência das empresas.
Neste post, você verá dicas essenciais para que contadores aprimorem seus processos internos e alcancem melhores resultados, além de entender a importância de conceitos como a cobrança recorrente.
Antes de oferecer ao cliente, aplique internamente
É fundamental entender que, antes de vender um serviço de gestão financeira ou assessoria contábil, o próprio escritório deve conduzir suas contas com excelência!
Através de uma boa gestão, as empresas podem elevar sua eficiência a altos níveis, demonstrando expertise no que fazem e, consequentemente, atraindo mais clientes.
Por isso, cuide da sua gestão de custos internamente antes de se preocupar com o seu cliente. Dessa forma, você garante os seguintes benefícios:
1 – Rentabilidade
Otimizando os processos internos e controlando os custos, torna-se possível aumentar as margens de lucro, mantendo a empresa no caminho do crescimento mais sustentável e saudável financeiramente falando.
2 – Previsibilidade financeira
Fundamental para o sucesso de qualquer empresa a longo prazo, a previsibilidade financeira ganha muito com uma boa gestão, que cria um fluxo de caixa mais estável e previsível.
Assim, o planejamento financeiro se torna mais eficaz, capaz de prever custos fixos e variáveis com maior precisão, além de possibilitar o investimento em crescimento futuro.
3 – Maior eficiência
Gerir custos não é apenas economizar dinheiro, mas também tempo e recursos. Eliminando desperdícios e gargalos, os contadores podem maximizar sua eficiência em processos internos.
Isso permite atender melhor diversos tipos de clientes e ajudá-los a crescer de acordo com o produto ou serviço que oferecem, considerando todos os custos envolvidos tanto na sua gestão interna quanto na do cliente.
4 – Tomada de decisões facilitada
Fica muito mais fácil tomar decisões corretamente quando você tem relatórios e documentos que apresentam a real situação da empresa. E uma boa gestão de custos inclui a documentação de tudo que acontece na organização.
Os gestores conseguem tomar decisões mais ágeis e eficazes em momentos críticos, reduzindo a margem de erro e o posterior arrependimento por ter tomado a decisão errada.
6 Dicas para melhorar a gestão de custos no seu escritório de contabilidade
Agora que você já relembrou a importância de cuidar dos seus processos internos, aqui vão algumas dicas práticas que você pode implementar.
1 – Identifique e classifique os custos
Uma gestão de custos eficiente começa com a identificação e classificação de todos os custos da empresa. É necessário categorizar esses custos em segmentos relevantes, o que vai simplificar o processo de análise.
Dessa forma, faça uma lista de absolutamente todos os custos presentes no negócio e separe-os entre fixos e variáveis. Assim, você começa a entender onde está gastando dinheiro que não tem um retorno relevante em eficiência.
2 – Faça uso de um sistema de gestão financeira
É imprescindível contar com uma boa ferramenta de gestão se você quiser melhorar sua eficiência financeira. Esse tipo de software permite não apenas facilitar (e até automatizar) as rotinas diárias, mas também monitorar a situação da empresa em tempo real.
O sistema deve ser confiável, seguro e otimizado. Assim, você consegue conferir com tranquilidade detalhes como relatórios e registros, possibilitando o entendimento de suas oportunidades e deficiências.
3 – Implemente a cobrança recorrente
A cobrança recorrente é uma forma de emitir cobranças para seus clientes automaticamente todos os meses. Isso diminui as chances de que surjam inadimplências, melhora a previsibilidade de receita e facilita a manutenção da relação com o seu cliente.
O software vai gerar mensalmente (ou no período definido por você) a cobrança na forma de pagamento escolhida pelo cliente e disponibilizá-la automaticamente.
Ou seja, você não precisa gerar e enviar boletos manualmente, ou lembrar o cliente todos os meses de fazer o pagamento.
4 – Estabeleça metas desafiadoras (mas alcançáveis)
Não é segredo para nenhum gestor que a criação de metas é uma ótima estratégia para impulsionar resultados em qualquer ramo de atuação. Entretanto, se você quiser chegar à excelência, essas metas devem ser desafiadoras.
Não apenas metas financeiras de redução de custos ou obtenção de lucros, mas também metas organizacionais e operacionais, como resolução de problemas, atendimentos ou retrabalho.
Mas seja razoável, pois metas que nunca são alcançadas geram desânimo e desmotivação.
5 – Forneça treinamento e atualização
A contabilidade é um ramo de atuação onde regulamentações e normas se modificam o tempo todo. A legislação está em constante transformação e, por isso, é mais do que necessário manter os colaboradores preparados.
Invista em treinamentos e atualizações para que todos estejam em pé de igualdade, mantendo a empresa funcionando da forma como você espera.
Crie cronogramas de atualização para garantir que todas as últimas diretrizes estejam sendo aplicadas sem gerar pressa para consertar erros ou modificar processos de última hora.
6 – Avalie regularmente os resultados
Nenhuma empresa chega à excelência sem avaliar os resultados obtidos com a implementação das mudanças que fez durante o período.
Dessa forma, estabeleça um plano de avaliação regular para avaliar se o que foi feito surtiu bons resultados. A partir daí, fica mais fácil decidir entre continuar com determinado processo, modificá-lo ou interrompê-lo por completo.
Às vezes, uma avaliação sincera dos resultados pode prevenir investimentos desnecessários ou que não compensam no longo prazo.
Conexa Recorrência: seu novo software de gestão financeira
Como dito anteriormente, a adoção de um software de gestão é um passo imprescindível. O Conexa Recorrência é um sistema que oferece soluções completas para acompanhar o desempenho do seu escritório, além de automatizar tarefas importantes.
Com ele, você consegue fazer a emissão de notas fiscais, gerar cobranças recorrentes, ver relatórios completos, gerenciar seu relacionamento com o cliente e muito mais.
Conheça o Conexa Recorrência e otimize sua gestão de custos para o próximo nível.
