Certamente você já pesquisou sobre assinatura eletrônica ao se deparar com um potencial cliente do seu coworking que está em outra localidade.
Porém, antes da assinatura eletrônica, estabelecer uma relação jurídica com este cliente era um processo que poderia levar dias, ou até mesmo semanas.
Sendo assim, a assinatura eletrônica surgiu como um meio de validar contratos, reduzindo custos com envio e papel, além de evitar desgastes com erros de digitação.
Acima de tudo, a principal vantagem deste método é acelerar o processo de assinatura e documentação de um contrato.
Por isso, preparamos este artigo para que você entenda tudo que precisa saber sobre as assinaturas eletrônicas (conceito, aspectos jurídicos, aplicação, etc.).
Além disso, também vamos falar sobre como a assinatura eletrônica pode se tornar em um diferencial competitivo para seu negócio.
O que é Assinatura Eletrônica
O advento e a expansão da informática fez com que boa parte dos arquivos migrassem para o ambiente digital.
Como resultado, surgiu a necessidade de autenticar um grande volume de informações.
A partir desta necessidade surgiu a assinatura eletrônica, uma técnica utilizada para garantir segurança e integridade a documentos eletrônicos.
Em resumo, assinatura eletrônica é um termo mais amplo que envolve uma variedade de formatos:
- Assinatura eletrônica por login/senha;
- Autenticação por biometria;
- Reconhecimento do IP relacionado a e-mails;
- Assinatura digital, etc.
Agora, imagine a contratação do serviço de endereço fiscal que você oferece em seu Coworking…
…Se as partes estivessem em cidades diferentes, por exemplo, seria necessário investir tempo para coletar as assinaturas tornando o processo lento e, muitas vezes, mais caro.
Porém, com a assinatura eletrônica, é possível garantir a segurança e validade jurídica de um documento autenticado a um arquivo em PDF ou outros formatos.
Veja como isso é possível…
Como funciona a assinatura eletrônica
Neste tópico você vai entender porque a assinatura eletrônica via plataformas, como a D4sign, é a melhor forma de validar contratos em seu Coworking.
Devido seu caráter prático, a assinatura eletrônica é muito usada em contratos de aluguel, planos de saúde, compra e venda de produtos e serviços em geral.
Por outro lado, a assinatura digital depende de um certificado digital (um conjunto de arquivos que servem como identidade virtual para uma pessoa).
Sendo assim, a assinatura eletrônica via plataforma acaba tornando o processo mais simples, barato e seguro para ambas as partes (contratante e contratada).
Basta acessar a plataforma, fazer o upload do arquivo e fixar a imagem de sua assinatura.
Agora que você já sabe como funciona este tipo de assinatura, vamos responder uma das perguntas mais comuns entre donos de Coworkings.
Por que usar assinatura eletrônica em seu Coworking?
Como você já deve ter percebido, uma das questões mais complexas quando se trata de contratos e documentos em geral são a coleta e o gerenciamento das assinaturas, pois costumam causar aborrecimentos para as partes envolvidas.
Desta forma, o primeiro ponto a ser destacado é que não é necessário usar uma folha de papel sequer.
Em resumo, o emissor do documento acessará a plataforma de assinatura com seu login e senha para fazer o upload do arquivo digital do contrato.
Posteriormente, cada um dos envolvidos no contrato receberá um link único para assinar o documento através do computador, celular ou tablet.
Após a coleta das assinaturas, o documento ficará guardado de forma criptografada com segurança na conta de quem emitiu o contrato, que pode optar por deixar hospedado na própria plataforma ou exportá-lo para qualquer outro lugar que deseje armazenar.
No entanto, além da praticidade, separamos 7 bons motivos para você utilizar a assinatura eletrônica de contratos em seu Coworking.
Inovação
Em primeiro lugar, implantar novas tecnologias em seu coworking será capaz de agilizar processos, trazendo mais competitividade.
Em segundo lugar, mas não menos importante…
Menos burocracia
Um dos grandes benefícios da assinatura eletrônica é a otimização de todo o fluxo operacional do seu coworking, através da implementação de novas tecnologias que reduzem a burocracia e a probabilidade de erros, ampliando a eficiência dos processos.
Mais produtividade
Ao abolir contratos de papel, você reduzirá o tempo de médio das vendas em seu coworking, permitindo que negócios sejam fechados em menos de 1 hora.
Maior lucratividade
Ao permitir que o fluxo de informações circule de forma eletrônica, o cliente terá a comodidade para comprar 24h por dia, aumentando naturalmente a lucratividade do seu Coworking.
Redução de custos
Ao permitir que contratos sejam realizados eletronicamente, você estará eliminando gastos com papel, caneta, toners, caixas-arquivos ou locação de espaço adicional para armazenamento.
Além disso, ao optar pela assinatura eletrônica de contratos em seu coworking, você eliminará custos com transporte dos documentos e cartório.
Validade Jurídica
A consolidação de um contrato através de uma plataforma de assinatura eletrônica possui a mesma validade jurídica plena de um certificado digital.
Segurança das informações
Ao utilizar uma plataforma de assinatura adequada, com autenticação mediante senha, confirmação por celular, reconhecimento facial, IP do device e etc. Você estará livre de possíveis fraudes resultantes da reprodução de assinaturas.
Para finalizar, agora que você já sabe um pouco mais sobre a assinatura eletrônica, que tal conhecer uma solução desenvolvida para atender as necessidades do seu espaço?
Com o Conexa, você poderá gerar contratos digitais 100% personalizados conforme a necessidade de seus clientes e assiná-los eletronicamente.
Depois disso, poderá enviá-los automaticamente, otimizando todo o processo de contratação dos serviços disponíveis em seu Coworking.
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