Você já se deparou com a necessidade de efetuar um reajuste de preços cobrados pelos serviços contábeis em seu escritório e se sentiu perdido sobre como agir corretamente?
Em momentos como esse, um comunicado claro e objetivo sobre o aumento de honorários contábeis pode ser uma ferramenta poderosa.
No entanto, reajustar os honorários é uma tarefa sensível e muitos gestores sentem receio de desagradar os clientes e até mesmo perdê-los para a concorrência.
Pensando nessa delicada necessidade, reunimos algumas dicas para ajudar a realizar o reajuste de forma eficiente e equilibrada.
Além disso, forneceremos um modelo para inspirá-lo a criar seu próprio comunicado, personalizado de acordo com a identidade da sua empresa.
Como reajustar honorários sem assustar o cliente?
Reajustar os honorários contábeis sem afastar o cliente é um desafio comum, mas não impossível de ser superado. A transparência é fundamental nesse processo.
Desde o início, ao fechar o contrato, é essencial deixar claro a possibilidade de ajustes nos valores, pois é natural que os honorários contábeis sejam revisados ao longo do tempo.
Preferencialmente, defina uma data anual para revisão dos preços e comunique isso ao cliente para evitar surpresas desagradáveis. Além disso, é importante fundamentar o reajuste em uma métrica reconhecida e pública, como a correção do salário mínimo ou o índice de inflação.
Para lidar com a possível resistência do cliente ao aumento, estabelecer um limite máximo para o reajuste, baseado em uma porcentagem do valor inicial do contrato ou nos custos mínimos de execução do serviço, pode ser uma abordagem eficaz.
Quais argumentos utilizar?
No processo de comunicação sobre o reajuste, é fundamental garantir que o cliente compreenda as razões por trás da mudança nos honorários.
Fatores como aumento da demanda por serviços, ampliação da carteira de clientes ou variações nos custos do setor contábil devem ser explicados de forma clara e transparente.
Ao comunicar o reajuste dos honorários contábeis, é indispensável explicar os motivos por trás dessa decisão.
Demanda do cliente
Mudanças na demanda do cliente são um exemplo, pois se houver um aumento nos serviços solicitados ao longo do contrato, naturalmente o volume de trabalho e os custos também aumentarão, necessitando de uma cobertura adequada.
Crescimento da empresa
A ampliação da carteira de clientes também é um fator relevante. À medida que a empresa ganha reconhecimento e atrai mais clientes, surge a necessidade de expandir a capacidade de pessoal e recursos materiais, o que pode impactar nos custos e justificar um reajuste nos honorários.
Para acompanhar isso é importante manter uma análise de dados, que pode ser feita com um bom software de gestão financeira. Assim, você tem conhecimento sobre a realidade da sua empresa e consegue prever com exatidão os impactos futuros.
Categoria
Além disso, é importante considerar as oscilações nos custos do setor contábil em si.
Como em qualquer área de serviços, o mercado contábil está sujeito a variações e mudanças que podem influenciar nos custos operacionais, sendo necessário ajustar os honorários para manter a qualidade do serviço oferecido.
Ao comunicar esses motivos ao cliente, demonstre transparência e ética empresarial.
Compartilhe de forma clara e direta os fatores que levaram ao reajuste, utilizando também canais de comunicação virtual para manter um contato mais próximo e esclarecedor.
Essa abordagem fortalece a relação de confiança com o cliente e ajuda a minimizar possíveis resistências ao aumento dos honorários.
Como comunicar o aumento dos honorários?
Ao planejar o reajuste dos honorários contábeis, é essencial seguir alguns cuidados para garantir uma comunicação eficaz e transparente com o cliente:
1. Programação
Programe o reajuste para ocorrer em uma data fixa, conforme previsto no contrato. Isso proporciona previsibilidade e evita surpresas desagradáveis para ambas as partes.
2. Antecedência
Alerte o cliente sobre a chegada da data de correção com antecedência mínima de 30 dias. Essa prática permite que o cliente se prepare para o ajuste financeiro e evita mal entendidos.
3. Contato direto
Se necessário, entre em contato direto com o cliente por outros meios, como telefone ou e-mail, para esclarecer as circunstâncias que motivaram a revisão dos valores. A comunicação pessoal pode ajudar a dissipar possíveis dúvidas ou resistências.
4. Objetividade
Comunique o reajuste de maneira clara e objetiva, preferencialmente utilizando um modelo padronizado de comunicação. Isso garante praticidade e transparência no processo, deixando claro os motivos e os detalhes do ajuste.
5. Segmentação
Se sua base de clientes é diversificada, considere criar modelos específicos para cada persona. Cada cliente pode ter necessidades e preocupações diferentes, e uma abordagem personalizada pode facilitar a aceitação do reajuste.
Modelo de referência
Se precisar de um modelo de comunicado, veja abaixo um exemplo que pode servir como referência:
ESCRITÓRIO CONTÁBIL X
Assunto: Reajuste de Honorários Contábeis
Prezado(a) [Nome do Cliente/Empresa],
A equipe do Escritório Contábil X vem por meio deste comunicado informar sobre o reajuste anual dos honorários contábeis, conforme estipulado em nosso contrato de prestação de serviços. Esse reajuste entrará em vigor no mês de [Mês de Incidência], como acordado.
Nosso compromisso com a transparência nos acordos firmados nos leva a comunicar que este reajuste está alinhado com a correção do valor do salário mínimo/piso da categoria/IGPM.
Essa medida se torna necessária para cobrir os custos adicionais decorrentes do aumento da demanda relacionada às atividades contábeis do seu empreendimento.
Ressaltamos que o objetivo desse reajuste é assegurar a continuidade da entrega de um serviço contábil de alta qualidade, mantendo a excelência técnica e os padrões de segurança e integridade na gestão das informações do seu negócio.
O reajuste será aplicado a partir do mês de [Mês de Incidência] e constará no boleto de cobrança com vencimento em [Data de Vencimento do Mês Seguinte].
Reiteramos nosso compromisso com a transparência e a qualidade na prestação de nossos serviços, desde o início de nossa parceria comercial. Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida ou fornecer informações adicionais, por meio dos canais de contato usuais.
Agradecemos a compreensão e renovamos nosso compromisso de colaboração para o sucesso contínuo do seu empreendimento.
Atenciosamente,
[Assinatura do Colaborador Responsável]
[Nº de Inscrição do CRC]
Escritório Contábil X
[Endereço do Escritório]
[Telefones e E-mails de Contato]
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