O ciclo de faturamento é o acompanhamento do status das cobranças que uma empresa faz ao seu cliente, bem como o pagamento dessas cobranças e a gestão de inadimplências.
Esse é um processo indispensável para a boa gestão financeira de qualquer empresa, tratando do fluxo que começa com a emissão de uma fatura e termina com o recebimento do pagamento.
O levantamento mais recente da Serasa Experian revelou que a inadimplência entre micro e pequenas empresas chegou a um recorde de 6,55 milhões no Brasil, o que atesta a importância de fazer o possível para evitar tais situações.
É fundamental entender e gerenciar adequadamente esse ciclo para que a empresa tenha uma boa saúde financeira e, por isso, trouxemos algumas explicações sobre o seu funcionamento, bem como dicas de como otimizar o processo.
O que é ciclo de faturamento?
O ciclo de faturamento é o processo pelo qual a empresa emite faturas para realizar a cobrança de seus serviços ao cliente, acompanhando o status dessas faturas até o momento do recebimento.
O processo envolve várias etapas, desde a emissão da fatura até a reconciliação de pagamentos, quando necessário.
As estruturas internas das empresas podem variar e, assim, o ciclo de faturamento pode ser ligeiramente diferente de uma para outra. Mas o escopo geral permanece o mesmo.
Quais são as etapas do ciclo?
1 – Emissão da fatura
Primeiro, vem a criação e emissão da fatura. Ela deve detalhar os serviços oferecidos, os preços, as datas de vencimento e as informações referentes ao pagamento.
2 – Envio da fatura
Depois que a fatura é gerada, a empresa deve enviá-la ao cliente, seja por e-mail, fisicamente pelos correios ou através de um software de gestão de cobranças. Quanto mais rápido o cliente receber a fatura, melhor.
3 – Acompanhamento
Conforme a data de vencimento se aproxima, a empresa deve acompanhar o status de pagamento da fatura. Ou seja, verificar se já foi paga, se o cliente recebeu a fatura, e lembrá-lo de realizar o pagamento.
4 – Recebimento
Quando o pagamento é processado, ele deve ser registrado nos sistemas de controle internos da empresa, o que encerra o ciclo de faturamento para essa transação específica.
5 – Gestão de inadimplências
Se o pagamento não for recebido até o vencimento, a empresa deve tomar medidas para lidar com a inadimplência, como lembretes adicionais e negociações, evitando ao máximo que a situação requeira meios mais drásticos, como ações judiciais.
Qual a importância do ciclo de faturamento para a empresa?
Todo o processo desempenha um papel crítico nas finanças da empresa e em sua capacidade de operar de forma eficiente. Veja, a seguir, alguns fatores que podem ser impactados pelo ciclo de faturamento:
Fluxo de caixa
Para ter um fluxo de caixa estável é essencial manter um ciclo de faturamento bem estruturado e monitorado.
O recebimento pontual dos valores permite que a empresa cumpra seus compromissos financeiros com fornecedores, funcionários e outras despesas operacionais ou administrativas.
Controle financeiro
O processo também é fundamental para o bom controle financeiro, que fornece visibilidade sobre o que a empresa espera receber, permitindo a análise de receitas recorrentes e a identificação de tendências.
Relacionamento com o cliente
A relação com os clientes também é beneficiada por um ciclo de faturamento bem sustentado. Comunicações claras e efetivas ajudam a construir confiança e credibilidade.
Eficiência operacional
Com a ajuda de softwares específicos é possível automatizar o ciclo de faturamento, economizando tempo e recursos. Os softwares de gestão financeira e cobrança recorrente são os ideais para isso e desempenham um papel vital na automação e na eficiência operacional.
Como o software correto pode ajudar?
Um software de cobrança recorrente vai emitir automaticamente a fatura e enviá-la ao cliente a cada período de cobrança.
Por exemplo, a cada 30 dias, a fatura é gerada de forma automática, enviada ao cliente e o status pode ser acompanhado pelo seu gerenciador financeiro.
Além disso, um software de gestão financeira conta com ferramentas adicionais para otimizar os resultados da empresa, como emissão automática de notas fiscais, integração com as principais soluções do mercado e relatórios para análise de dados.
O Conexa Recorrência é um software completo que conta com todos esses módulos e muito mais, oferecendo inclusive ferramentas de relacionamento com o cliente e links de contratação online.
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